Privacyverklaring

Wie wij zijn

Deze privacyverklaring is van YourOwn BV (“YourOwn”, “wij”), gevestigd te Veerweg 6, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94670536.

Contact: info@yourownhq.com

Wij verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en relevante Nederlandse privacy- en telecomwetgeving.

Voor wie geldt dit?

Deze verklaring geldt voor:

• Bezoekers van onze website(s): yourown-ai.com
• Personen die contact met ons opnemen (e-mail, formulieren, telefoon)
• Zakelijke contactpersonen van klanten en leveranciers
• Gebruikers van onze chat- en AI-toepassingen, voor zover YourOwn daarbij verwerkingsverantwoordelijke is

Bij klantprojecten waarbij wij chat/AI leveren en persoonsgegevens verwerken in opdracht van de klant, is de klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en YourOwn verwerker. Dan gelden primair de privacyregels van de klant en leggen wij onze verplichtingen vast in een verwerkersovereenkomst.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik verwerken wij mogelijk:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie
• Communicatie-inhoud (berichten, e-mails, bijlagen)
• Contract- en facturatiegegevens (voor zover nodig)
• Technische gegevens en logs (IP-adres, browser/device, datum/tijd, fout- en beveiligingslogs)
• Chat/AI-inhoud: berichten en bestanden die in de chat of AI-applicatie worden ingevoerd en de gegenereerde output (voor zover van toepassing)

Gebruik bij voorkeur geen gevoelige persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) in chat of uploads, tenzij strikt noodzakelijk.

Waarvoor gebruiken wij die gegevens? (doelen)

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• Contactverzoeken te beantwoorden en afspraken te maken
• Diensten te leveren, te beheren en support te bieden
• Onze website en systemen te beveiligen en misbruik te voorkomen
• Onze dienstverlening technisch te verbeteren (bijv. foutanalyse)
• Administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen na te komen

Marketing (zoals nieuwsbrieven) doen wij alleen waar dat is toegestaan en waar nodig op basis van toestemming.

Rechtsgrond (waarom mogen wij dit verwerken?)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst en/of precontractuele stappen
• Gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging, bedrijfsvoering, beperkte B2B-communicatie)
• Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht)
• Toestemming (bijv. bepaalde cookies/nieuwsbrief), waar vereist

AI en chat: extra duidelijkheid

YourOwn levert chat- en AI-toepassingen aan zakelijke klanten en gebruikt dergelijke chattoepassingen ook zelf (bijv. op de website of in support).

Geen training op klantdata, tenzij afgesproken: wij gebruiken chat-/klantcontent niet om AI-modellen te trainen, tenzij dit expliciet schriftelijk is overeengekomen.

Logging: wij kunnen chat- en technische logs opslaan voor beveiliging, support en kwaliteitsbewaking.

Bewaartermijn chat/AI-logs: (zie onder)

Cookies en analytics

Wij kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken:

• Functionele/noodzakelijke cookies (voor werking en beveiliging)
• Analytische cookies (alleen waar toegestaan en waar nodig op basis van toestemming)

Cookie-instellingen en/of cookielijst: ttv publicatie van deze privacy statement verzamelden wij geen cookies.

Delen wij gegevens met derden?

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet.

Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening (bijv. hosting, e-mail, analytics, support- en infrastructuurleveranciers), en alleen voor de hierboven genoemde doelen. Waar vereist sluiten wij verwerkersovereenkomsten en passende contractuele waarborgen.

Doorgifte buiten de EER

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s) en aanvullende maatregelen waar nodig.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Contact/leadcommunicatie: maximaal 24 maanden na het laatste contact
• Klantadministratie en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Beveiligings- en systeemlogs: 6 tot 12 maanden
• Chat/AI-inhoud en logs: maximaal 12 maanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen

Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en onrechtmatige verwerking.

Jouw rechten

Je kunt verzoeken om:

• Inzage
• Correctie
• Verwijdering
• Beperking van verwerking
• Overdraagbaarheid (waar van toepassing)
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekken van toestemming (waar van toepassing)

Verzoeken: support@yourownhq.com. Wij kunnen om verificatie vragen.

Klachten kunnen worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Links naar derden

Onze website kan links bevatten naar websites/diensten van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacy praktijken.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat op onze website met de datum “Laatst bijgewerkt”.

Contact

YourOwn BV

Veerweg 6

KvK: 94670536

E-mail: info@yourownhq.com